Toelichting zorgovereenkomst

Hieronder ziet u een toelichting per onderwerp van de zorgovereenkomst. Gebruik deze toelichting bij het opstellen van de zorgovereenkomst in het PGB Portaal als u meer uitleg wilt over de keuzes in de zorgovereenkomst. In het PGB Portaal krijgt u alleen de vragen te zien die voor u gelden. Hieronder worden alle onderwerpen toegelicht.

Heeft u zelf zorg nodig? Dan bent u de budgethouder. Regelt u de pgb-zaken voor iemand anders, bijvoorbeeld uw kind dat jonger is dan 18 jaar? Dan is uw kind de budgethouder. De gegevens van de budgethouder worden opgehaald uit het profiel van de budgethouder. Wijzig in het profiel zo nodig de gegevens.

Sommige budgethouders hebben een vertegenwoordiger. Een vertegenwoordiger regelt de pgb-zaken voor de budgethouder. Dit kan ook een organisatie zijn. De vertegenwoordiger regelt de administratie, overlegt met de zorgverlener, heeft contact met SVB en ontvangt de brieven. Geef als budgethouder aan het zorgkantoor of de gemeente door of er sprake is van een vertegenwoordiger. Het zorgkantoor of de gemeente zet de vertegenwoordiger op de toekenningsbeschikking. Daardoor kan de vertegenwoordiger in het PGB Portaal alles voor de budgethouder regelen en wordt de vertegenwoordiger automatisch in stap 1 getoond. De gegevens van de vertegenwoordiger worden opgehaald uit zijn/haar profiel. Wijzig in het profiel zo nodig de gegevens.

Budgethouders hebben een geldige toekenningsbeschikking nodig om een zorgovereenkomst op te kunnen stellen. Het zorgkantoor of de gemeente zorgt dat de toekenningsbeschikking in het PGB Portaal staat. Budgethouders kunnen met elke zorgverlener maar één zorgovereenkomst opstellen. Gaat de zorgverlener werkzaamheden uitvoeren die vallen onder verschillende wetten? Geef dan aan om welke toekenningsbeschikkingen het gaat.

Een zorgovereenkomst kan worden afgesloten met verschillende soorten zorgverleners, bijvoorbeeld een zorginstelling, zzp'er, familielid, partner, buurman etc. In het vervolg van deze toelichting wordt gesproken over de 'zorgverlener' als het over één van deze verschillende soorten zorgverleners gaat.

Er zijn vier soorten zorgovereenkomsten:

  • Zorgovereenkomst met zorginstelling
  • Zorgverlener werkt in opdracht (ook wel zorgovereenkomst van opdracht genoemd)
  • Zorgverlener is bij mij in dienst (ook wel arbeidsovereenkomst genoemd)
  • Zorgovereenkomst met partner of familielid.

Het is belangrijk dat de budgethouder de juiste zorgovereenkomst kiest die past bij de zorgverlener en de situatie. Onder de knop ‘Hulp bij kiezen' vindt de budgethouder meer informatie over de verschillende soorten zorgovereenkomsten. Kijk voor aanvullende informatie op de website van de SVB. Zodra een soort zorgovereenkomst is gekozen en gedeeld met de zorgverlener kan de soort zorgovereenkomst niet meer worden gewijzigd.

Als de zorgverlener in opdracht voor de budgethouder gaat werken, is het belangrijk om te weten of de zorgverlener de werkzaamheden uitvoert als zzp'er. Is dat niet zeker? Dan kan de budgethouder of de zorgverlener navragen bij de Belastingdienst of de zorgverlener werkt als ondernemer voor de inkomstenbelasting. In dat geval betaalt de zorgverlener zelf belasting en premie aan de belastingdienst. Is de zorgverlener geen zzp'er? Dan moeten de afspraken die de budgethouder met de zorgverlener maakt voldoen aan de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Dit houdt in dat de budgethouder de zorgverlener minimaal het minimumloon en 8% vakantiebijslag moet betalen.

Sluit de budgethouder een zorgovereenkomst met een zorginstelling af en is er sprake van een zogenaamd 'kleinschalig wooninitiatief'? Geef dit dan aan. In dat geval kunnen de kosten voor het wooninitiatief los gedeclareerd worden.

Is de zorgverlener een zorginstelling of een zzp'er? Dan heeft de budgethouder de AGB-code van de zorgverlener nodig.

Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan heeft de budgethouder de volgende gegevens van de zorgverlener nodig:

  • Naam
  • Burgerservicenummer: bestaat uit 8 of 9 cijfers.
  • Geboortedatum
  • Adres

De zorgverlener vult zelf overige persoonlijke gegevens in, zoals het IBAN voor de vergoeding. Het is mogelijk om een buitenlands IBAN in te vullen.

Werkt de zorgverlener eerst als zzp'er voor de budgethouder en daarna niet meer of andersom? Voer de zorgverlener dan in als 'nieuwe zorgverlener'. De zorgverlener moet dan met een ander account inloggen.

De looptijd gaat over de duur van de zorgovereenkomst. Hier vult de budgethouder in op welke datum de zorgovereenkomst in gaat en hoe lang die geldig is. Een zorgovereenkomst voor bepaalde tijd betekent dat de budgethouder en zorgverlener een einddatum afspreken. Wordt er geen einddatum afgesproken? Dan is dat een zorgovereenkomst voor onbepaalde tijd. De zorgovereenkomst blijft geldig totdat de budgethouder (of de zorgverlener) de overeenkomst opzegt. Houd altijd rekening met de wettelijke opzegtermijnen. Meer informatie hierover staat op de website van de SVB.

Aanzegtermijn

Een arbeidsovereenkomst die 6 maanden of langer duurt kan niet plotseling worden opgezegd. Dit moet de budgethouder minstens 1 maand voor de einddatum schriftelijk laten weten aan de zorgverlener. Men noemt dit 'aanzeggen'. Vergeet de budgethouder dit? Dan kan de zorgverlener een vergoeding van de budgethouder eisen van maximaal 1 maandsalaris. Houd de aanzegtermijn daarom goed in de gaten. Weet de budgethouder bij het afsluiten van de overeenkomst al dat deze niet verlengd wordt? Dan kan de budgethouder dat al aangeven in de zorgovereenkomst.

Neemt de budgethouder de zorgverlener in dienst voor langer dan 6 maanden? Dan kan een proeftijd worden afgesproken in de zorgovereenkomst om te kijken of de samenwerking bevalt. Bevalt de samenwerking niet? Dan stopt de budgethouder of de zorgverlener de zorgovereenkomst direct tijdens de proeftijd. Er hoeft dan geen reden op gegeven te worden en er is geen opzegtermijn. Een proeftijd is niet verplicht.

De werkafspraken gaan over het aantal uren en de dagen waarop de zorgverlener voor de budgethouder werkt. Er zijn twee mogelijkheden:

  • De budgethouder kan afspreken dat een onregelmatig aantal uren zorg verleend wordt. Dat kiest de budgethouder wanneer de ene week meer zorg nodig is dan de andere week.
  • De budgethouder kan ook afspreken dat er een vast aantal uren zorg verleend wordt.

Meerdere budgetten

Heeft u meerdere budgetten en kiest u voor een vast aantal uren zorg? Vul dan in hoeveel uren de zorgverlener vanuit het ene budget werkt en hoeveel uren vanuit het andere. Let erop dat het aantal uren dat u per budget opgeeft, klopt met de toekenningsbeschikking die u van uw zorgkantoor of gemeente heeft ontvangen.

De budgethouder kan in sommige gevallen een weekrooster afspreken. Dat doet de budgethouder in ieder geval als gekozen wordt voor een vast aantal uren zorg. De budgethouder kan een rooster per 1, 2, 3 of 4 weken afspreken. Werkt de zorgverlener elke week op dezelfde dagen? Dan kiest de budgethouder voor een rooster voor 1 week. Werkt de zorgverlener de ene week op maandag en woensdag en de andere week op maandag en donderdag? Kies dan voor een rooster per 2 weken etc.

Ontvangt de budgethouder een budget uit de Wlz? Dan mag de budgethouder voor de zorgverlener maximaal 40 uur per week of 184 uur per maand declareren uit dit budget.

Als de zorgverlener in dienst is bij de budgethouder en 4 dagen of meer per week voor de budgethouder werkt, moeten er premies worden afgedragen. Dan is de zorgverlener namelijk verplicht verzekerd voor werknemersverzekeringen. Deze werkgeverslasten, zoals ze worden genoemd, komen bovenop het loon dat de budgethouder met de zorgverlener heeft afgesproken en worden uit het budget betaald. Houd rekening met ongeveer 20% van het loonbedrag, wat dus nog extra uit het pgb betaald wordt. De SVB zal in dat geval de salarisadministratie voor de budgethouder doen.

Hoe moet de budgethouder bepalen of de zorgverlener 4 of meer dagen per week voor de budgethouder werkt bij een onregelmatig rooster? Kijk dan of de zorgverlener de helft of meer dan de helft van de tijd 4 of meer dagen per week werkt.

  • Voorbeeld 1: Werkt de zorgverlener de ene week 3 dagen en de andere week 4 dagen? Dan werkt de zorgverlener 4 dagen per week en moeten er werkgeverslasten worden betaald.
  • Voorbeeld 2: Werkt de zorgverlener de ene week 3 dagen, de tweede week 3 dagen en derde week 7 dagen? Dan werkt de zorgverlener 3 of minder dagen per week en hoeven er geen werkgeverslasten te worden betaald.

Er zijn twee manieren hoe de zorgverlener uitbetaald kan krijgen: elke maand een vast bedrag (ook wel maandloon genoemd) of achteraf declareren. Als de budgethouder achteraf declareert kan de budgethouder de gewerkte uren invullen in het PGB Portaal, eventueel kan daarbij ook een factuur geupload worden. Bij een Wlz-budget is een maandloon altijd toegestaan. Betreft het een Wmo of Jeugdwet-budget? Dan vraagt de budgethouder bij de gemeente na of een maandloon is toegestaan.

Als de zorgverlener een vast aantal uren werkt, kan de budgethouder kiezen hoe de zorgverlener uitbetaald wordt. Als de zorgverlener een onregelmatig aantal uren werkt, moet er achteraf gedeclareerd worden.

Loon/vergoeding

Komt de zorgverlener bij de budgethouder in dienst? Dan spreken we van loon. De budgethouder is de werkgever. Komt de zorgverlener niet bij de budgethouder in dienst? Dan spreken we van een vergoeding. De budgethouder is de opdrachtgever. Als er in de rest van de tekst wordt gesproken over loon kan het dus ook over een vergoeding gaan.

Tarief bij achteraf declareren

Spreekt de budgethouder met de zorgverlener af dat er achteraf gedeclareerd wordt? Vul dan hier in hoe hoog het brutotarief is. Het is mogelijk dat de zorgverlener verschillende werkzaamheden doet. Spreek dan per werkzaamheid een tarief af. 'Bruto' wil zeggen dat er nog belasting betaald moet worden over het loon. De zorgverlener is hier zelf verantwoordelijk voor, tenzij de SVB de salarisadministratie voor de budgethouder doet.

Tarievenlijst

Maakt de zorginstelling gebruik van een tarievenlijst? Dan voert de budgethouder alle geldende tarieven in bij het opstellen van de zorgovereenkomst.

Maandloon

Spreekt de budgethouder een vast maandloon af? Vul dan hier in hoe hoog het brutotarief per maand is. Zal de zorgverlener naast de vaste aantal uren zorg soms extra zorg leveren? Bijvoorbeeld als de zorgverlener langer werkt dan gepland of extra uren komt werken. Vul dan bij 'Andere vergoeding' de vergoeding hiervoor in. Dit kan de budgethouder achteraf declareren.

De budgethouder kan kiezen uit verschillende eenheden bij elk tarief. Bijvoorbeeld voor uur, dagdeel, weekend of week. Kiest de budgethouder voor een andere optie dan uur? Vul dan in, aan hoeveel uur de gekozen optie gelijk staat. Op deze manier kan het PGB Portaal berekenen of de budgethouder voldoet aan het minimumloon. De budgethouder gaat de zorg dan ook declareren in de gekozen eenheid. Bij het declareren hoeft de budgethouder niet om te rekenen hoeveel uur de zorgverlener heeft gewerkt.

Standaarden die de budgethouder mag aanhouden, maar waar ook van afgeweken mag worden:

  • een dagdeel is 4 uur
  • een nacht is 8 uur
  • een etmaal is 24 uur
  • een weekend is 72 uur
  • een midweek is 120 uur
  • een week is 168 uur

Werkt uw zorgverlener bijvoorbeeld altijd 3,5 uur per dagdeel? Kies dan voor dagdeel en vul in dat 3,5 uur wordt gewerkt per dagdeel.

De eenheden per km en per rit horen bij de werkzaamheid 'vervoer van en naar begeleiding'.

Voorbeeld

De zorgverlener voert bepaalde werkzaamheden altijd uit per dagdeel. De budgethouder geeft aan dat de zorgverlener altijd 4 uur werkt per dagdeel. Het afgesproken tarief is bijvoorbeeld € 50,- per dagdeel. Als de budgethouder de kosten voor deze werkzaamheden declareert, hoeft de budgethouder alleen aan te geven hoeveel dagdelen de zorgverlener heeft gewerkt. Zal de zorgverlener de ene keer meer uur werken dan de andere? Kies dan voor een vergoeding per uur. Op die manier blijft het flexibel.

Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan heeft de zorgverlener recht op het minimumloon. Dat is het minimale salaris waar een medewerker volgens de wet recht op heeft. Houd hier rekening mee met het bepalen van de vergoeding.

Gemeenten en zorgkantoren kunnen een maximumtarief bepalen voor de zorg. Dit is het maximale bedrag dat de budgethouder per uur mag betalen. Voor een zorgverlener met AGB-code geldt een hoger tarief (formele tarief). Het zorgkantoor of de gemeente laat aan de budgethouder weten wat de maximumtarieven zijn. Het is niet mogelijk om een hoger tarief af te spreken dan het maximum tarief.

Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan heeft de zorgverlener recht op vakantiegeld, in de wet vakantiebijslag genoemd. Het vakantiegeld is 8% van het loon. Het tarief dat de budgethouder opgeeft, is altijd inclusief het vakantiegeld. De zorgverlener ontvangt het vakantiegeld bij iedere betaling als vast onderdeel van het loon.

Neemt de budgethouder de zorgverlener in dienst? Dan heeft de zorgverlener recht op 8,33% vakantie-uren van het totaal aantal gewerkte uren. Per 12 uur werken heeft de zorgverlener recht op 1 uur vakantie. Het uitbetalen van de vakantie-uren kan op twee manieren. Bij optie 1 zit de betaling van de vakantie-uren in het uurloon. In dit geval declareert de zorgverlener de opgenomen vakantie-uren niet en hij of zij wordt niet doorbetaald in de vakantie. Bij optie 2 zit de betaling van de vakantie-uren niet in het uurloon. In dit geval declareert de zorgverlener de opgenomen vakantie-uren wel en wordt hij of zij doorbetaald in de vakantie. Let op! De betaling van de vakantie-uren komt uit het budget. Ook als de budgethouder kiest voor de optie waarbij de vakantie-uren los worden gedeclareerd. Houd hier rekening mee bij de planning van het budget en het bepalen van het uurloon.

Kiest de budgethouder voor maandloon? Dan is er geen keus en wordt het loon doorbetaald tijdens de opgebouwde vakantie-uren.

Hierin geeft de budgethouder aan welke werkzaamheden de zorgverlener voor de budgethouder gaat doen. De budgethouder kan één tarief voor alle werkzaamheden afspreken of per werkzaamheid een tarief afspreken. Kies alleen werkzaamheden die volgens de toekenningsbeschikking ingekocht mogen worden.

Vervoer

Staat er in de toekenningsbeschikking dat de budgethouder recht heeft op vervoer bij begeleiding groep? De zorgverlener die voor de begeleiding groep zorgt, kan ook het vervoer regelen. Kies dan voor de werkzaamheden 'begeleiding groep' en 'vervoer van een naar begeleiding groep'. De budgethouder kan ook met een andere zorgverlener afspraken maken voor het vervoer naar de begeleiding groep. Kies dan alleen voor de werkzaamheden die deze zorgverlener uitvoert. Dus of 'begeleiding groep' of 'vervoer van een naar begeleiding groep'. De vervoerskosten kunnen op dezelfde manier gedeclareerd worden als de andere werkzaamheden, namelijk onder het menu-item 'indienen declaratie'.

Bereikbaarheidsdienst

Een bereikbaarheidsdienst is een speciale vorm van een 'oproepdienst' voor in de zorgsector. Bij een bereikbaarheidsdienst kan een zorgverlener opgeroepen worden om te komen werken. Als de zorgverlener opgeroepen wordt moet de zorgverlener:

  • zo snel mogelijk aanwezig zijn bij de budgethouder;
  • werkzaamheden uitvoeren die achteraf per uur gedeclareerd kunnen worden.

Verder geldt:

  • de zorgverlener moet minimaal 18 jaar zijn;
  • er geen minimumloon voor de tijd waarin de zorgverlener kan worden opgeroepen;
  • een beschikbaarheidsdienst maximaal 24 uur mag duren;
  • de tijd waarin de zorgverlener kan worden opgeroepen niet als arbeidstijd. Als de zorgverlener echter wordt opgeroepen en aan het werk moet, telt dat wel als arbeidstijd.
  • een bereikbaarheidsdienst wordt opgelegd in situaties waarin een oproep te verwachten is. Bij een oproepdienst wordt de zorgverlener alleen voor onvoorziene omstandigheden opgeroepen.

Bekijk alle afspraken die gelden voor bereikbaarheidsdiensten op de website van de Rijksoverheid en zoek op de 'Regels bij oproepdienst'.

Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan kan de budgethouder de reiskosten vergoeden voor het woon-werkverkeer en werk-werkverkeer die de zorgverlener maakt. Kijk voor meer informatie hierover op de website van de SVB.

Over het loon of de vergoeding van de zorgverlener moeten altijd belastingen en premies worden betaald. Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er? Dan kan de budgethouder de SVB vooraf de belastingen en premies laten inhouden en laten afdragen aan de Belastingdienst. Dat noemen we de salarisadministratie. Ook maakt de SVB dan de loonstroken en jaaropgaven voor de budgethouder en de zorgverlener.

Neemt de budgethouder de zorgverlener in dienst en werkt de zorgverlener 4 of meer dagen voor de budgethouder? Dan is de salarisadministratie verplicht. In andere gevallen kan de budgethouder ervoor kiezen om de salarisadministratie door de SVB te laten doen. Als de budgethouder niet voor salarisadministratie kiest, dan is de zorgverlener zelf verantwoordelijk voor het afdragen van premies. Kijk op de website van de SVB wat de voorwaarden zijn om de salarisadministratie uit te besteden.

Als de budgethouder in overleg met de zorgverlener kiest voor salarisadministratie, dan upload de budgethouder een kopie van de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart) van de zorgverlener.

Is de zorgverlener geen zorginstelling of zzp'er en kiest de budgethouder ervoor om de salarisadministratie door de SVB te laten uitvoeren, dan kan de zorgverlener loonheffingskorting toe laten passen. De loonheffingskorting is het bedrag waarover de zorgverlener van zijn of haar inkomen geen belasting hoeft te betalen. De loonheffingskorting mag maar op één inkomen worden toegepast als de zorgverlener meerdere inkomens krijgt. De hoogte van de loonheffingskorting hangt af van de persoonlijke situatie van de zorgverlener. De zorgverlener moet beslissen of hij of zij op deze overeenkomst loonheffingskorting wil laten toepassen

In een aantal gevallen is het toegestaan om een partner of 1e of 2e graads familielid van de budgethouder in dienst te nemen. Of dit is toegestaan wordt achteraf gecontroleerd door de Belastingdienst. De budgethouder moet hiervoor de vragenlijst familieverhouding van de website van de SVB invullen en uploaden. Let op! Het kan grote gevolgen hebben als de Belastingdienst bepaalt dat de budgethouder de zorgverlener onterecht in dienst heeft genomen.

Is er sprake van een Wlz-budget? Dan is in de zorgovereenkomst ook de zorgbeschrijving opgenomen. De budgethouder beschrijft in de zorgbeschrijving welke zorg ingezet wordt. Lees eerst de tekst goed door onder de knop 'Open de toelichting'. Daarin wordt uitgelegd wat er van de budgethouder wordt verwacht.

Lees de tekst goed door onder de knop ‘Open de standaard afspraken‘. Deze afspraken zijn gemaakt om de budgethouder en de zorgverlener te beschermen. Bij het tekenen van de zorgovereenkomst, gaan zowel de budgethouder als de zorgverlener akkoord met de standaard afspraken.

Derdenbeding

Het derdenbeding beschermt de budgethouder in het geval van eventuele fraude door de zorgverlener. Het zorgkantoor of de gemeente mag het deel van het budget waarbij er sprake is van fraude direct bij de zorgverlener terugvragen, in plaats van bij de budgethouder.

Zijn er overige afspraken gemaakt tussen de budgethouder en de zorgverlener die niet in deze zorgovereenkomst staan? Of worden er afspraken gemaakt over onderwerpen die wel in de zorgovereenkomst staan en moeten deze nadrukkelijk vastgelegd worden? Dan vult de budgethouder die afspraken hier in. Let er op dat deze afspraken niet in strijd zijn met bepalingen die al in deze zorgovereenkomst vastgelegd zijn. In dat geval heeft de zorgovereenkomst voorrang. Ook mogen de aanvullende afspraken niet in strijd zijn met aan het trekkingsrecht verbonden wet- en regelgeving. De ketenpartijen zijn in dat geval niet verplicht mee te werken aan de uitvoering van de afspraken. Dit geldt ook als de overige afspraken niet uitvoerbaar zijn.

Nadat de budgethouder de zorgovereenkomst heeft gedeeld met de zorgverlener kan de zorgverlener deze ook ondertekenen. De zorgverlener is ingelogd met zijn DigiD of via VECOZO. Daardoor is er verzekerd dat de zorgverlener is wie hij zegt dat hij is. Nadat de zorgverlener heeft ondertekend, kan de budgethouder de zorgovereenkomst ondertekenen. Hiermee laten beide partijen zien dat ze allebei akkoord zijn met de afspraken die in de zorgovereenkomst staan.

Laatst bijgewerkt op .