Voorwaarden factuur

Introductie

Om facturen snel te verwerken is het belangrijk dat deze de juiste gegevens bevatten. Ook moet een factuur goed leesbaar zijn. Op deze pagina vindt u de minimale voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen om uitbetaald te kunnen worden. Ook vindt u extra richtlijnen die de automatische verwerking van facturen beter maken, waardoor deze sneller verwerkt kan worden.

U kunt gebruik maken van een voorbeeld factuur. Dit voorbeeld voldoet aan alle voorwaarden en richtlijnen. De voorbeeld factuur kunt u hieronder downloaden en vervolgens bewerken.

Voorwaarden

Als u zelf een factuur opstelt zorg dan dat de factuur voldoet aan de onderstaande voorwaarden.

Algemene gegevens

Vermeld de volgende algemene gegevens altijd op een factuur:

  • Gegevens budgethouder (minimaal BSN)
  • Gegevens zorgverlener (minimaal KvK/AGB-code)
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Periode van de factuur
  • Handtekening budgethouder of vertegenwoordiger (niet nodig bij uploaden via PGB Portaal)

Eén regel per dag en tarief

Elke regel op de factuur gaat over één dag en één tarief. Een regel bevat (tenminste) de volgende informatie:

  • Datum (bijv. '01-03-2018')
  • Omschrijving werkzaamheid (bijv. 'Begeleiding groep')
  • Eenheid (bijv. 'Uur')
  • Aantal (bijv. '4')
  • Tarief (bijv. '20,00')
  • Bedrag (in dit geval 4*20,00= '80,00')

Het totaalbedrag van alle regels vormt het totaal van de factuur. Er hoeft geen sub-totaal per week op de factuur te staan.

Goed voorbeeld van 1 regel per dag en tarief
Fout voorbeeld van 1 regel per dag en tarief

Richtlijnen

Om de automatische verwerking van de facturen beter te maken zijn er extra richtlijnen opgesteld. Als een factuur voldoet aan deze richtlijnen kan deze eerder uitbetaald worden.

Deze extra richtlijnen helpen in de volgende situaties:

  • Als de budgethouder de factuur opstuurt via de post
  • Als de budgethouder de factuur direct upload in het portaal zonder de gewerkte tijden digitaal in te voeren

Algemene gegevens

De volgende algemene gegevens op de factuur zorgen voor een snellere verwerking:

  • Als titel het woord 'Factuur'
  • Het paginanummer (Bijv. '1 van 5') als een factuur meerdere pagina's bevat
  • De woorden 'Vervolgpagina factuur' als een factuur meerdere pagina's bevat

Witte achtergrond

Facturen met een zwarte achtergrond kunnen niet goed verwerkt worden. Gebruik daarom altijd een witte achtergrond met donkere tekst.

Goed voorbeeld van achtergrond gebruik
Fout voorbeeld van achtergrond gebruik

Regels op één lijn

Zorg dat de verschillende regels op een factuur netjes onder elkaar staan. En de gegevens recht onder de kopjes staan. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.
Voorbeeld: De aantallen staan recht onder het kopje 'Aantal' en de tarieven staan recht onder het kopje 'Prijs'.

Goed voorbeeld van regels op 1 lijn
Fout voorbeeld van regels op 1 lijn

Twee decimalen achter de komma

Vermeld bedragen altijd in twee decimalen achter de komma. Doe dit ook wanneer een bedrag afgerond is op hele euro's. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Goed voorbeeld van twee decimalen achter de komma
Fout voorbeeld van twee decimalen achter de komma

Afstand tussen lijn en tekst

Gebruik het liefst geen zichtbare lijnen op de factuur. Is dit niet mogelijk? Zorg dan voor voldoende afstand tussen lijn en tekst. Hierdoor kan een factuur beter gescand en verwerkt worden.

Goed voorbeeld van afstand tussen lijnen
Fout voorbeeld van afstand tussen lijnen
Laatst bijgewerkt op .